İzmir'de hayata geçirilen yenilikçi bir proje, kamu kurumlarının ve büyük işletmelerin kâğıt yığınları arasındaki boğuşmasına son vermeyi hedefliyor. İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ tarafından geliştirilen Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, binlerce sayfalık fiziksel evrakı saniyeler içinde dijital ortama taşıyarak erişimi kolaylaştırıyor ve önemli ölçüde zaman tasarrufu sağlıyor.
BELGE KAYBI VE YER SORUNUNA SON
Artık arşiv odalarında tozlu raflarda unutulmuş belgeler, kaybolma riski veya depolama alanı yetersizliği gibi sorunlar mazide kalacak. Bu akıllı sistem, hem kağıt israfını önleyerek çevresel sürdürülebilirliğe katkıda bulunuyor hem de kurumsal verimliliği zirveye taşıyor. Fiziksel belgelerin yıpranmasının önüne geçilirken, belge kaybı riski de minimize ediliyor. Belgelerin dijital ortamda güvenle paylaşılması, fotokopi çekme ve fiziksel olarak ulaştırma ihtiyacını ortadan kaldırarak iş gücü ve zaman tasarrufu sağlıyor.
KAMU KURUMLARINA YAYILACAK
Proje ilk olarak İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ'nin kendi arşivlerinin dijitalleştirilmesiyle başladı. Binlerce belge taranıp indekslenerek, kullanıcıların saniyeler içinde aradıkları evraka ulaşabileceği bir altyapı oluşturuldu. Bu başarılı uygulamanın ardından sistem, İzmir Büyükşehir Belediyesi iştiraklerinin kullanımına sunuldu ve belediyenin hukuk biriminde de hayata geçirilmesi planlanıyor. Gelecekte ise belediyeler, kamu kurumları, üniversiteler, sağlık kuruluşları ve büyük özel işletmelerin de bu dijital dönüşümden faydalanması hedefleniyor.
SANİYELER İÇİNDE MİLYONLARCA SAYFA
Sistem, sadece tarama yapmakla kalmayıp, OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisi sayesinde fiziksel evraklardaki bilgileri okunabilir dijital verilere dönüştürüyor. Kullanıcılar, belge türü, tarih, sicil numarası veya anahtar kelimelerle hızlı arama yapabiliyor. QR kod ve barkod destekli takip sistemiyle belgenin dijital ortama aktarılmasına kadar olan tüm süreç anlık olarak izlenebiliyor. Yüksek performanslı tarama altyapısı ve hibrit yazılım mimarisi ile on binlerce sayfalık arşivler kısa sürede dijital ortama aktarılabiliyor. Bu teknolojiyle İzmir, dijital arşivleme konusunda örnek bir şehir olma yolunda emin adımlarla ilerliyor.
