Manisa Büyükşehir Belediyesi, kurumsal hafızasını geleceğe güvenle taşımak amacıyla fiziksel arşivini dijital ortama aktarma çalışmalarına başladı.
DİJİTAL ARŞİV PROJESİ
Genel Sekreter Yardımcısı Ahmet Ata Temiz ve Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanı Funda Arslan, projeyi yerinde inceleyerek yürütülen süreç hakkında bilgi aldı. Bu dönüşüm sayesinde, vatandaşlara daha hızlı, şeffaf ve etkin hizmet sunulması hedefleniyor. Büyükşehir Belediyesi, fiziki arşivinde yer alan binlerce resmi evrakı Elektronik Arşiv Yönetim Sistemi'ne aktararak dijital dönüşümü gerçekleştirmeyi amaçlıyor.
SÜREÇLER ULUSLARARASI STANDARTLARA UYGUN
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ve Arşiv Şube Müdürlüğü tarafından yürütülen bu proje, altı temel aşamadan oluşuyor. İlk etapta, uzman ekipler fiziki ayrıştırma ve temizlik işlemleri yaparak belgeleri yüksek çözünürlüklü tarayıcılarla sayısallaştırıyor. OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisi kullanılarak belgelerin içerikleri dijital ortamda aranabilir hale getiriliyor ve evraklar tarih, sayı ve konu gibi bilgilerle kimliklendiriliyor. Dijital verilerin korunması için gelişmiş şifreleme yöntemleriyle belediyenin güvenli sunucularında yedeklenmesi sağlanarak, kurumsal hafızanın güvenliği artırılıyor. Bu süreçle birlikte, hem hizmet kalitesinin artması hem de doğanın korunması hedefleniyor. Kağıt kullanımının azalması, çevre dostu belediyecilik anlayışına önemli katkılar sunuyor.
